Heute habe ich mal nichts selbst geschrieben, sondern bei dem Kollegen Bernd Geropp (https:www.mehr-fuehren.de) “geklaut”. Der hat kurz und prägnant zusammengefasst, wie eine Sitzung vorbereiten und zu führen ist:
Meetings leiten! Darauf müssen Sie achten!
Viele Führungskräfte verbringen teilweise mehr als 50 % ihrer Arbeitszeit in Besprechungen, Meetings, Sitzungen oder Konferenzen.
Einige dieser Treffen sind sicher nötig und sinnvoll. Häufig sind aber Besprechungen mangelhaft vorbereitet und verschwenden die kostbare Arbeitszeit aller Beteiligten.
Sie kennen sicher auch Sitzungen, die als Entscheidungsgremium geplant sind und zu einer Palaverrunde verkommen. Frei nach dem Motto:
„Viele gehen rein und nix kommt raus!“
Natürlich müssen Mitarbeiter Informationen austauschen und diskutieren. Es ist auch richtig, dass viele Entscheidungen am schnellsten in Sitzungen getroffen werden können, wenn alle Entscheider eingeladen sind.
Solche Treffen müssen aber gut vorbereitet und effizient und effektiv ablaufen.
Soll eine Besprechung überhaupt stattfinden?
Bevor Sie ein Meeting einberufen, sollten Sie sich deshalb immer die Frage stellen: Ist eine offizielle Besprechung wirklich nötig? Lässt sich das Treffen vielleicht durch E-Mails, ein Telefonat oder eine Telefonkonferenz ersetzen?
Wenn Sie sich für das Meeting entscheiden, dann legen Sie großen Wert bereits vorab auf die richtige Vorbereitung der Besprechung.
Achten Sie darauf, dass Sie die Teilnehmerzahl so gering wie möglich halten, aber zumindest so groß, dass notwendige Entscheidungen getroffen werden können.
Aktionen vor dem Meeting
Schaffen Sie die richtigen Rahmenbedingungen: Das Gelingen Ihrer Besprechung setzt schon im Vorfeld an: die Besprechung vorbereiten!
Was ist das Ziel?
Machen Sie sich klar, welches Ziel oder welche Ziele Sie mit dem Meeting erreichen wollen. Geht es nur ums Informieren? Soll ein Thema diskutiert werden und Ideen entwickelt werden? Oder sollen im Meeting Entscheidungen getroffen werden?
Wer lädt ein?
Wenn Sie eine Besprechung einberufen, klären Sie, wer die Einladung ausarbeitet und verschickt. Wer verwaltet die Zu- und Absagen?
Wie lange wird es dauern?
Wie lange soll die Besprechung dauern? Vergessen Sie bei mehrstündigen Besprechungen nicht, spätestens nach 90 min eine Pause einzuplanen.
Um was geht es?
Die Einladung zu einer Besprechung sollte klar umreisen, welche Ziele Sie mit dem Treffen verfolgen und welche Vorbereitungen Sie von den Teilnehmern erwarten. Planen Sie für jedes Thema einen eigenen Tagesordnungspunkt mit Zielbeschreibung und Zeitdauer ein. Vergessen Sie nicht, den Verantwortlichen zu benennen, der diesen Tagesordnungspunkt vorbereiten soll z.B.:
Top 2:
Information über den Stand zur Einführung des neuen CRM Systems,
Vortragender: Herr Müller, Dauer: 15 min
Was brauchen wir sonst noch?
Die Einladung zur Besprechung dient auch zur Vorbereitung jedes einzelnen Teilnehmers. Stellen Sie sicher, dass die Teilnehmer alle erforderlichen Informationen wie beispielsweise das Protokoll der letzten Besprechung rechtzeitig vorab und zwar am besten mit der Einladung erhalten.
Welchen Raum nutzen wir?
Buchen Sie frühzeitig den passenden Raum für Ihre Veranstaltung. Für eine Info-Veranstaltung mit vielen Teilnehmern brauchen Sie einen großen Saal. Unter Umständen müssen Sie für eine Mikrofonanlage und einen Projektor mit Leinwand sorgen.
Bei Workshops zur Ideenfindung brauchen Sie genügend Stifte, Flip-Charts und Stellwände.
Funktioniert alles?
Der Sitzungsleiter sollte möglichst mindestens 5-10 min vorher da sein und sich vergewissern, dass alles für den reibungslosen Verlauf der Besprechung vorbereitet ist.
Während des Meetings:
Der Besprechungsleiter steuert das Meeting. Er achtet auf die Einhaltung der Spielregeln. Selbstverständlich muss er sich auch selbst daran halten und mit gutem Beispiel vorangehen.
Pünktlicher Beginn
Achten Sie darauf, dass Ihre Besprechung pünktlich beginnt. Es sollte selbstverständlich sein, dass alle Teilnehmer rechtzeitig anwesend sind. Akzeptieren Sie Verspätungen nur in absoluten Ausnahmefällen. Zu spät kommen ist eine Respektlosigkeit Ihnen und den anderen Teilnehmern gegenüber.
Ich erinnere mich sehr gut an einen Produktionsleiter, der in allen Besprechungsräumen seiner Fabrik ein großes Schild anbringen ließ mit der Aufschrift:
„Pünktlichkeit ist ein entscheidendes Qualitätsmerkmal!“
Richtig!
Wer macht Protokoll?
Nach der Begrüßung der Teilnehmer entscheiden Sie als erstes: Wer führt Protokoll? Häufig reicht ein Protokoll, in dem die Ergebnisse kurz, verständlich und prägnant schriftlich zusammengefasst werden. Achten Sie darauf, dass für beschlossene Aktionen immer ein Verantwortlicher und eine Deadline für die Aktion angegeben werden.
„Die Teilnehmer diskutierten über das neue CRM System. Manche Mitarbeiter sind unsicher im Umgang mit dem System. Es wurde deshalb beschlossen, dass eine Schulung der Mitarbeiter erfolgen sollte.“
Falsch! Hier wurde anscheinend etwas beschlossen, aber es wurde versäumt zu klären, wer sich darum kümmert und bis wann. Häufig ist es hilfreich, wenn Sie deshalb Besprechungsergebnisse nicht nur protokollieren lassen sondern auch auf einer Tafel oder einem Flip-Chart visualisieren. Dann fällt Ihnen und den Teilnehmern auch viel schneller auf, wenn Sie im Eifer des Gefechts keinen Termin oder keinen Verantwortlichen bestimmt haben.
Wer bekommt wann das Protokoll?
Ein Ergebnisprotokoll kostet nicht viel Zeit. Der Protokollführer kann es häufig noch während des Meetings schreiben und an die Teilnehmer verschicken. Er sollte das Protokoll aber zumindest spätestens am nächsten Tag geschrieben und an alle Teilnehmer versendet haben.
Bevor Sie das Protokoll an andere außerhalb des Teilnehmerkreises schicken, geben Sie den Teilnehmern Zeit zur Rückmeldung möglicher Missverständnisse oder fehlender Ergebnisse. 1-2 Tage sollten Sie dafür schon einplanen und das auch so den Teilnehmern vorab mitteilen.
Was ist mit Aktionen der vorherigen Sitzung?
Sie haben den Protokollführer bestimmt? Sehr gut. Dann sollten Sie als nächstes das Protokoll der vorherigen Sitzung Punkt für Punkt durchgehen – sofern es eine vorherige Sitzung gab. Sind alle vereinbarten Maßnahmen wie geplant umgesetzt? Wenn nicht, warum nicht?
Wird eine Terminverlängerung benötigt oder müssen die Teilnehmer eine neue Lösung erarbeiten. Achten Sie darauf, dass Sie das Ergebnis wieder protokollieren und auf der nächsten Sitzung wieder ansprechen. So fördern Sie die Umsetzungsmoral.
Wie sich im Meeting verhalten?
Für ein effizientes Meeting gibt es einige Grundregeln. Die wichtigsten sind:
- Jeder ist pünktlich!
- Jeder redet nur, wenn er etwas wirklich Neues beizutragen hat!
- Jeder fasst sich kurz. Wortbeiträge auf 2-3 min begrenzen!
- Alle Handys sind aus!
- Es werden keine E-Mails gelesen!
Was tun, wenn die Zeit überschritten wird?
Bei Überschreitung der eingeplanten Zeit für einen Tagungsordnungspunkt, müssen Sie entscheiden, ob Sie den Punkt vertagen wollen, ein getrenntes Meeting einberufen oder ob der Punkt in einer kleineren Gruppe bearbeitet oder vorbereitet werden soll.
Sie können mit den Teilnehmern darüber diskutieren, die letztliche Entscheidung hierüber müssen aber Sie als Besprechungsleiter treffen.
Wie beenden Sie das das Meeting?
Spätestens am Ende der Besprechung sollten Sie, wenn nötig, einen Termin für ein Folgemeeting mit den Teilnehmern vereinbaren.
Danach fassen Sie oder der Protokollführer die Ergebnisse des Meetings kurz zusammen. Sie beenden das Treffen in dem Sie sich bei allen Teilnehmern bedanken.